Vous avez en tête la structure, le contenu et les participants de votre événement. Il s’agit maintenant de le faire connaître et de le promouvoir ! Pour cela aujourd’hui, Internet est incontournable et souvent suffisant. Voici un petit tour d’horizon des principaux points à retenir pour une promo sur Internet réussie.
1. Prenez de l'avance pour annoncer votre événement
Cela peut paraître évident, mais ce sera autant de gagné pour déployer votre communication, promouvoir votre événement en ligne et acquérir de nouveaux participants. Communiquer en avance demande une certaine organisation mais vous facilitera la tâche, surtout dans le cas d'événement de taille importante, physique et/ou payant, cas de figure où les places partent plus lentement. Pour un webinaire, moins engageant, le timing peut cependant en général être plus court.
Pour un événement physique de taille importante, avec des centaines de participants et plusieurs sessions, la promotion se fait plusieurs mois en avance, parfois un an voire plus.
Pour un événement de taille plus réduite, avec quelques speakers et une seule session, on peut attendre un mois à un mois et demi avant la date.
Pour un webinaire, moins contraignant pour les participants qui n'auront pas à se déplacer, deux à trois semaines suffisent en général.
2. Facilitez le processus d'inscription
Ce serait dommage de perdre de potentiels participants à cause d'un processus d'inscription trop laborieux. Aujourd'hui, il est facile de créer une plateforme d'inscription gratuitement sur Eventbrite ou Weezevent en présentiel. Cela peut contribuer à donner une image plus pro de votre entreprise. De plus, cela vous facilite également la tâche pour créer vos listes de participants, puis les enregistrer sur place.
Pour un événement en ligne, de nombreux logiciels (souvent payants) vous permettront de mettre en place votre webinaire de A à Z, tels que Zoom, mais aussi Livestorm, Webikeo, Clickmeeting...
3. Mettez en valeur votre contenu
Votre sujet est intéressant et d’actualité, vos intervenants sont passionnants ? Alors faites-le savoir en les valorisant autant que possible dans votre communication ! Si les speakers de votre événement jouissent d’un certain prestige, mettez en valeur leur nom, par exemple à travers des visuels dédiés ou des tags sur les réseaux sociaux.
Vous pouvez également créer du contenu en amont (vidéos, interviews, articles...) pour donner un avant-goût de votre future conférence. N’hésitez pas aussi à partager ce contenu pendant (live-tweet, Facebook Live…) et après l’événement (replays, interviews/articles encore…).
4. Soignez la présentation
Comme pour tout contenu viral, à l’heure où l’image est reine, la présentation de votre événement a toute son importance afin d'attirer des participants. A défaut d’un design trop sophistiqué, si vous n’en avez pas les moyens, choisissez-en un clair, et surtout cohérent. Indiquez sur vos visuels les principales informations : titre, date, lieu, hashtag. Pour le visuel, l’idéal est que votre charte graphique, votre empreinte, reste identifiable au premier coup d’œil.
Si vous n’avez pas de ressources ni de talent de graphiste, utilisez des visuels issus de banques d’images (il y en a des sympathiques et gratuits sur Unsplash ou Pexels), et utilisez un logiciel tel que Canva pour vous inspirer de ses templates et y ajouter facilement les éléments clés.
5. Multipliez les supports
Ne vous contentez pas d’un simple mailing ! Annoncez l’événement sur vos réseaux sociaux, sur votre site… Pensez aussi à des sites d’actualités (tel que Maddyness, pour les startups) ou autres réseaux d’entreprises/associations auxquels vous appartenez, en particulier quand leurs membres sont directement impactés par le sujet que vous traitez.
6. Sollicitez vos intervenants et votre réseau
La principale règle : plus on mâche le travail de nos partenaires, plus ils seront enclins à repartager le tout avec plaisir. Pour commencer, mentionnez-les sur les réseaux sociaux. Ainsi vous obtiendrez des interactions et des partages sans le moindre effort, et peut-être sans avoir à contacter. Cependant, écrire aux personnes que vous souhaitez solliciter vous laissera plus de chances de retour.
Le top du top, c’est de créer un kit de communication avec des visuels personnalisés à l’image de vos intervenants et partenaires (voire des posts déjà rédigés). Ainsi valorisés, ils auront beaucoup plus de chance de partager vos posts !
Plusieurs solutions sont possibles pour partager ce genre de kit. Le plus souvent, on utilise Google Doc ou Notion pour donner accès en ligne en temps réel aux éléments.
Dans ce cadre, l'idée reste de proposer, d'inciter les participants à repartager plutôt que de leur imposer.
7. Le bonus : engagez votre audience pour promouvoir votre événement en ligne !
Quoi de plus valorisant que de gagner un concours ? Pour créer du buzz et pour créer de l’engagement, utilisez les ressources à disposition sur les réseaux sociaux : organisez un concours (si votre événement est payant, faites gagner des places), sollicitez vos followers pour qu’ils donnent leur avis sur un sujet, organisez un sondage… Votre audience sera d’autant plus encline à se déplacer qu’elle aura déjà participé à l’événement !
Voilà pour les points clés ! N'hésitez pas à les expérimenter pour promouvoir et booster l'audience de vos futurs événements.
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